Cost-per-Hire berechnen: Formel, Rechenbeispiel, Benchmarks
Cost-per-Hire ist die Summe aller Kosten einer Einstellung, geteilt durch die Zahl der Einstellungen im Betrachtungszeitraum. Die Kennzahl ist einfach — falsch wird sie fast immer bei der Frage, was zu den Kosten gehört.
Lesezeit ca. 7 Minuten · Stand August 2026
Die Formel
Cost-per-Hire = (externe Kosten + interne Kosten) ÷ Anzahl Einstellungen
Externe Kosten sind Beraterhonorare, Anzeigen- und Plattformkosten, Karrieremessen, Assessment- und Diagnostikleistungen, Reise- und Umzugskosten sowie Prämien.
Interne Kosten sind der bewertete Zeitaufwand aller Beteiligten: Recruiting, Hiring Manager, Fachinterviewer, Geschäftsführung, HR-Administration — plus anteilige Tool- und Systemkosten. Genau dieser Block fehlt in den meisten Auswertungen, obwohl er im Mittelstand oft der größere ist.
Für die Bewertung interner Zeit genügt eine belastbare Näherung: Jahresgehalt inklusive Nebenkosten ÷ 1.600 Arbeitsstunden = Stundenkostensatz.
Rechenbeispiel: Mittelständler mit 15 Einstellungen pro Jahr
Angenommen: 15 Einstellungen, davon 4 über externe Personalberatung, durchschnittliches Zielgehalt 75.000 €.
| Kostenblock | Rechenweg | Betrag / Jahr |
|---|---|---|
| Externe Search-Honorare | 4 × 27.500 € | 110.000 € |
| Stellenanzeigen & Plattformen | 11 × 1.200 € | 13.200 € |
| Zeit Hiring Manager | 15 × 14 h × 75 € | 15.750 € |
| Zeit Fachinterviewer | 15 × 10 h × 60 € | 9.000 € |
| Zeit HR / Administration | 15 × 12 h × 45 € | 8.100 € |
| ATS, Tools, Diagnostik | pauschal | 9.000 € |
| Gesamtkosten | Summe | 165.050 € |
| Cost-per-Hire | 165.050 € ÷ 15 | 11.003 € |
Aufschlussreich ist die Aufteilung: ohne die vier externen Mandate liegt der Cost-per-Hire bei rund 5.000 €, mit ihnen bei über 11.000 €. Die Kennzahl misst damit vor allem eines — wie viel Besetzungskompetenz Sie einkaufen statt selbst zu haben.
Benchmarks im DACH-Mittelstand
| Rollentyp | Cost-per-Hire (Korridor) |
|---|---|
| Sachbearbeitung, kaufmännische Rollen | 2.000–4.500 € |
| IT-Fachkräfte (Entwicklung, DevOps, Security) | 6.000–14.000 € |
| Vertrieb mit technischem Anteil | 7.000–15.000 € |
| Führungsrollen (IT-Leitung, CISO, Head of Sales) | 20.000–60.000 € |
Praxiskorridore aus Mandaten und Marktbeobachtung. Vergleiche über Unternehmen hinweg sind nur belastbar, wenn dieselben Kostenblöcke enthalten sind — deshalb ist der interne Vorjahresvergleich aussagekräftiger als jede Branchenzahl.
Die vier versteckten Kostenblöcke
- Vakanzkosten: entgangene Wertschöpfung der unbesetzten Position — bei einer Schlüsselrolle schnell vierstellig pro Tag
- Fehlbesetzungen: konservativ ein Jahresgehalt, inklusive Einarbeitung, Teamwirkung und Neustart des Prozesses
- Führungszeit in falschen Interviews: der teuerste Nebeneffekt schlechter Vorauswahl, weil er nie gebucht wird
- Abbrüche nach der Zusage: Gegenangebote und Absagen kurz vor Start setzen den gesamten Aufwand auf Null
Wer diese Blöcke ausblendet, optimiert die falsche Zahl: Anzeigenbudget zu kürzen senkt den Cost-per-Hire auf dem Papier und verlängert die Vakanz — netto wird es teurer.
Wie die Kennzahl dauerhaft sinkt
Nicht durch billigere Kanäle, sondern durch höhere Trefferquote pro Prozess. Drei Hebel wirken erfahrungsgemäß am stärksten:
- Präzise Anforderungsprofile: weniger Interviews pro Einstellung, weniger Fehlgriffe, kürzere Entscheidungszyklen.
- Marktgerechte Positionierung: bessere Bewerbungsqualität senkt den Sourcing-Aufwand und damit die externe Quote.
- Internalisierte Besetzungskompetenz: der größte Einzelposten sind externe Honorare. Sinken 4 auf 1–2 Mandate im Jahr, fällt der Cost-per-Hire im Beispiel um über 40 %.
Genau das ist die Rechnung hinter der IOX Hiring Engine: 30.000 € einmalig gegen einen adressierbaren Kostenblock von rund 250.000 € pro Jahr aus externen Fees, Fehlbesetzungen und Vakanzzeiten. Break-even bei 12 % Verbesserung.
Nächster Schritt
Ihre Zahl statt unserer Beispielrechnung.
In der Diagnostik-Phase wird Ihr Cost-per-Hire inklusive interner Kosten und Vakanzverluste aufgestellt — nach zwei Wochen liegt der Report vor.
Direkt: rafael@iox.partners